Även en välutbildad person kan behöva hjälp med hur man skriver ett PM på begriplig svenska. Och så att alla läsare förstår vad man vill ha sagt och gjort. Maria har en gedigen högskoleutbildning och har nu fått anställning på ett privat företag. Hon har utrett en ekonomisk och teknisk fråga inom företaget och ska skriva ett underlag för ledningen. Att skriva vetenskapliga avhandlingar är en sak men att skriva ett beslutsunderlag, där läsarna har helt olika bakgrund och kunskaper, är en helt annan sak. Tack och lov har Maria en kollega som gjort detta förr. “Hur skriver man ett PM”, frågar hon honom.
“Du förstår”, säger han, “de gubbarna orkar inte läsa ett långt PM. De vill ha alla beslutsförslag presenterade på ett fat, utan att de ska behöva fördjupa sig i alla detaljer. Den enda som bryr sig om detaljer är den kvinnliga ledamoten i styrelsen. Henne ska du tänka på när du skriver. Hon är skarp och duktig på det område du ska skriva om. Men glöm inte att börja ditt PM med att klart och tydlig lämna dina förslag till beslut. Då får styrelsen något konkret att bita i direkt.”
Hur man skriver ett PM
Maria får nu tips och råd från sin kollega hur man skriver ett bra PM, som passar till bolagets styrelse. Han skriver ut ett papper i punktform med rubriken “Hur skriver man ett pm – mall” till henne:
- Skriv kortfattat vad ditt PM ska handla om.
- Presentera ditt förslag till beslut.
Vilka åtgärder ska vidtas.
Vilka intäkter och kostnader kommer beslutet att leda till.
Vilken investering krävs. Vem ska ansvara för projektet.
- Redovisa bakgrunden till problemet du utrett och hur du motiverar ditt förslag till beslut. Hänvisa gärna till PM som tidigare skrivits i ämnet inom företaget, men passa dig för att kritisera författaren. Det finns alltid någon som känner sig trampad på tårna.
- När du skriver bör du använda ord och termer som alla förstår. Alla i styrelsen är inte superbra på engelska. Följ regeln att inte använda främmande ord när det finns en adekvat och relevant inhemsk vokabulär.
- Tänk på att styrelsen nog vill att du presenterar ditt PM vid ett kommande styrelsemöte. Försök använda rubriker i texten som du sedan har på en PowerPoint-presentation. Då hänger alla lättare med vid dragningen.
Nu känner sig Maria trygg och tror sig veta hur man skriver ett PM på svenska.
